Realmente al decir esta frase nos estamos refiriendo a un término mucho más amplio que es el Comprobante Electrónico el cual no solo tiene a la Factura como uno de los tipos de documentos, si no también a la Nota de Crédito, Nota de Débito, y según el país otros tipos de documentos como Mensajes, Confirmaciones, Recibos, entre muchos otros. Cualquier comprobante electrónico es un documento digital en formato texto, habitualmente del tipo XML, que cotiene toda la información relacionada al tipo de documento como Emisor, Receptor, Detalle, Totales, Moneda, Fecha y Hora, pero que incluye un mecanismo de seguridad para autenticar el origen del documento, lo que llamamos Firma Electrónica.

Para firmar electrónicamente un documento se debe disponer de una Firma Digital, Llave Criptográfica o Certificado Privado emitido por una entidad reconocida y certificada internacionalmente que respalda la autenticidad del portador, el cual se distribuye como un archivo binario y que además cuenta con medidas de seguridad para su lectura. Este archivo lleva integradas dos Claves, una pública y otra privada. La clave privada que tiene el propietario se usa para encriptar una cadena obtenida del documento por firmar, esta cadena sólo pude ser desencriptada con la clave pública la cual se incluye siempre dentro del mismo comprobante electrónico en formato texto, si alguien usara la clave pública para encriptar sólo podría ser desencriptado por la clave privada que solo tiene el propietario, por lo que así se garantiza la autenticidad del documento.

Un sistema de facturación debe no solo proporcionar facilidades para la generación o registro de datos, si no también para la consulta y consolidación de los registros almacenados, todo funcionando bajo un entorno amigable, simple pero a la vez robusto, cumpliendo con normativas nacionales y exigencias propias del mercado, además debe ser rápido en todos los procesos, garantizar el respaldo de la información y la seguridad en la transferencia de los datos. Entonces un sistema de facturación no es solo hacer facturas, también es el registro de los clientes, el control de las cuentas por cobrar y por pagar, la estadística y reportería para análsis interno y para las exigencias contables, el control y permisos a los usuarios, incluso la estética en los documentos impresos que son un reflejo de la imagen que proyecta la persona o la empresa a los clientes.

Realmente todas las empresas y personas deberían contar con un sistema. El sistema nos da seguridad en el control de las facturas, podemos saber cuánto y a a quién hemos vendido, quiénes nos deben y mantener saldos actualizados. Podemos así tener a la mano toda la información en cualquier instante y en cualquier lugar. En la actualidad el tiempo es muy valioso y consumirlo en procesos largos de generación de facturas, o demorando mucho en consulta de registros o en creación de reportes es algo que termina saliendo más caro y más desgastante. Al escoger un sistema es importante conocer los años en el mercado del proveedor del servicio ya que esto determina que tan estable será en el tiempo, y conocer si además ofrece más servicios de otro tipo que indique que recibe recursos de otras fuentes lo que le da más solidez.

Si se desea administrar de forma eficiente y controlada un negocio, y proyectar una imagen corporativa o personal que atraiga a los clientes, por más pequeño que este sea, se requiere un sistema que provea todo lo que hemos comentado. Una plataforma que ofrezca esto tiene costos de mantenimiento, de disponibilidad, de desarrollo, de soporte, de licenciamiento, de almacenamiento, de mercadeo y de recurso humano, todos sumados representan una inversión anual importante. Optar por un sistema gratuito debería de ser reflexionado, si el negocio es su fuente de ingreso principal debe invertirse en la calidad, un sistema no debe versa nunca como un gasto si no como una inversión ya que traerá beneficios económicos, de tiempo, de movilidad, de respuesta, de imagen, entre muchas otras.

Siempre se debe de analizar el costo y el beneficio. Actualmente hay muchas soluciones en el mercado, algunas sin trayectoria, otras muy caras, así que nuestra recomendación es ir eliminando opciones. Primero descartar todas aquellas que exijan al cliente pagar antes de conocer la aplicación, es importante poderse registrar y ver si lo que ofrecen es cierto, los demos son opciones, pero si la aplicación puede accesarse con un registro simple es mucho mejor. Llame y consulte todo lo que leyó, si nota que el sitio web dice algo y al llamar le dicen otra cosa, le están mintiendo entonces es mejor no seguir, al mismo tiempo le sirve para conocer el profesionalismo y la calidad del servicio. Si la empresa no tiene trayectoria pero está bien en todo lo demás, déjela de último en la lista de opciones. Analice otras funciones como reportería, facilidad de uso, compatibilidad con celulares, diseño de la aplicación y de las facturas